Eine Tagung, ein Kongress oder auch eine Pressekonferenz: Das bedeutet immer Zusammenkunft, Austausch, Zuhören. Dafür bedarf es eines perfekten Rahmens und sorgfältiger Planung. Und wenn visionäre Ergebnisse für einen Verband oder ein Unternehmen erzielt und kommnuniziert werden sollen, dann spielt auch die gute Atmosphäre eine wesentliche Rolle. Um all das kümmern wir uns.
Denn auch hier gilt: Wir führen Menschen zusammen, die etwas zu sagen haben. Dazu gehört eine Menge Vorbereitung und gute Planung. Wie so einen Veranstaltung aussehen kann, stellen wir Ihnen hier als Fallbeispiel vor.
Im Sommer 2016 haben wir für den internationalen Journalistenverband »Weltreporter.net« eine Jahrestagung ausgerichtet. Dabei trafen nicht nur die sonst über die ganze Welt verstreuten Korrespondenten zum gegenseitigen Austausch aufeinander, sondern es gab eine zusätzliche Publikumsveranstaltung, zu der wir neben den Vertretern des Verbandes die Chefredakteure österreichischer Medien sowie weitere bekannte Korrespondenten eingeladen hatten. Der Ort des »Weltreporter-Forums« war der kleine Künstler- und Weinort Raiding im Burgenland, ca. 50 km vor den Toren Wiens und außerdem der Geburtsort des romantischen Komponisten Franz Liszt.
Location der Publikumsveranstaltung war dann auch das Liszt Zentrum in Raiding, der Konzertsaal des renommierten Liszt-Festival, das jedes Jahr viele einheimische und internationale Gäste in den kleinen burgenländischen Flecken lockt.
Nach den ersten Abstimmungen mit dem Vorstand des Journalistenverbandes war bald klar: Um den Einzugsbereich der Metropole Wien nutzen zu können und nicht nur lokale Aufmerksamkeit zu erregen, sind prominente Gäste nötig. Nach umfangreicher Recherche und intensiven Abstimmungen wurde von uns ein Veranstaltungskonzept unter dem politisch aktuellen Motto »Welt in Bewegung« kreiert, das sowohl die Weltreporter-Korrespondenten als auch Vertreter überregionaler österreichischer Medien für die geplante Veranstaltung mit einbezog.
Neben im innovativen Pecha-Kucha-Format vorgetragenen Portraits ausgewählter Weltreporter wurden für themenorientiert Keynotes der Bruno-Kreisky-Preisträger Najem Wali, Spiegel-Korrespondent Hasnain Kazim und Weltreporter & ORF-Korrespondent Karim El Gawhary auf die Bühne gebeten. Nach einer kurzen Konzerteinlage von Hausherr und Gastgeber Eberhard Kutrowatz ging es dann weiter mit einem prominent besetzten Podium.
Dazu hatten wir Alexandra Föderl-Schmid, im Jahr 2016 noch Chefredakteurin der grössten österreichischen Tageszeitung »Der Standard«, den »Falter«-Chefredakteur Florian Klenk, den stellvertretenden Ressortleiter Außenpolitik der liberalen Tageszeitung »Die Presse«, Wieland Schneider, und den österreichische Publikumsliebling Karim El Gawhary eingeladen. Moderiert wurde das illustre Medien-Podium von der ORF-Moderatorin Cornelia Vospernik.
Zudem wurde im Verlauf der Gesprächs der ehemaliger EU Chefverhandler für den Kosovo und UN Hoher Repräsentant für Bosnien, Wolfgang Petritsch, live per Videokonferenz aus Berkeley zugeschaltet und ergänzte die Runde.
Eine erfolgreichen Konferenz wie die Weltreporter-Jahrestagung in Raiding und die dazugehörige Publikumsveranstaltung erfordert natürlich nicht nur die professionelle Durchführung vor Ort, sondern auch eine Planungsphase, die wir ebenso komplett gestaltet haben. Dazu gehören neben dem Casting der Mitwirkenden und der Koordination zwischen den einzelnen Podiumsteilnehmern die Einholung von Angeboten, die Budgetierung des Gesamtkongresses und die Aufbereitung aller Planungsunterlagen für den Auftraggeber.
Auch die Konferenz selbst will vorbereitet sein: Tagungsunterlagen müssen gestaltet, erstellt und konfektioniert werden, mit dem Veranstaltungsprogramm, der Pressemitteilung, der neuen Weltreporter-Imagebroschüre, Teilnehmerausweisen, Locationinformationen und dem Ablauf der Gesamttagung, so dass am Ende jeder der angereisten Korrespondenten ein umfangreiches Paket mit allen nötigen Informationen ausgehändigt bekam. Auch das Teilnehmermanagement der Tagung wurde von uns durchgeführt.
Was wäre eine Veranstaltung wie diese ohne die zugehörige Presse- und Kooperationsarbeit – von der Pressemitteilung, über Social Media und Web-Koordination, die Einbeziehung lokaler Partner bis hin zum Briefing örtlich unterstützender PR-Partner, mit all diesen Maßnahmen konnten wir ein bemerkenswertes Echo erreichen, neben redaktionellen Berichten im Vorfeld wurde die Veranstaltung vom ORF-Fernsehen begleitet.
Und natürlich haben wir neben funktionierender Veranstaltungstechnik und der Vorbereitung digitaler Bühnenprojektionen schließlich auch daran gedacht, dass alle anwesenden Referenten auch mit ihren Printprodukten auf dem Büchertisch im Liszt Zentrum vertreten waren.
[Galerie andere Tagungen, FS, WR 2009 usw.]