Expertenvermittlung

Eine Tagung, ein Kon­gress oder auch eine Pres­se­kon­fe­renz: Das bedeu­tet immer Zusam­men­kunft, Aus­tausch, Zuhö­ren. Dafür bedarf es eines per­fek­ten Rah­mens und sorg­fäl­ti­ger Pla­nung. Und wenn visio­nä­re Ergeb­nis­se für einen Ver­band oder ein Unter­neh­men erzielt und kommnuni­ziert wer­den sol­len, dann spielt auch die gute Atmo­sphä­re eine wesent­li­che Rol­le. Um all das küm­mern wir uns.

Denn auch hier gilt: Wir füh­ren Men­schen zusam­men, die etwas zu sagen haben. Dazu gehört eine Men­ge Vor­be­rei­tung und gute Pla­nung. Wie so einen Ver­an­stal­tung aus­se­hen kann, stel­len wir Ihnen hier als Fall­bei­spiel vor.

Im Som­mer 2016 haben wir für den inter­na­tio­na­len Jour­na­lis­ten­ver­band »Weltreporter.net« eine Jah­res­ta­gung aus­ge­rich­tet. Dabei tra­fen nicht nur die sonst über die gan­ze Welt ver­streu­ten Kor­re­spon­den­ten zum gegen­sei­ti­gen Aus­tausch auf­ein­an­der, son­dern es gab  eine zusätz­li­che Publi­kums­ver­an­stal­tung, zu der wir neben den Ver­tre­tern des Ver­ban­des die Chef­re­dak­teu­re öster­rei­chi­scher Medi­en sowie wei­te­re bekann­te Kor­re­spon­den­ten ein­ge­la­den hat­ten.  Der Ort des »Welt­re­por­ter-Forums« war der klei­ne Künst­ler- und Wein­ort Rai­ding im Bur­gen­land, ca. 50 km vor den Toren Wiens und außer­dem der Geburts­ort des roman­ti­schen Kom­po­nis­ten Franz Liszt.

Loca­ti­on der Publi­kums­ver­an­stal­tung war dann auch das Liszt Zen­trum in Rai­ding, der Kon­zert­saal des renom­mier­ten Liszt-Fes­ti­val, das jedes Jahr vie­le ein­hei­mi­sche und inter­na­tio­na­le Gäs­te in den klei­nen bur­gen­län­di­schen Fle­cken lockt.

Nach den ers­ten Abstim­mun­gen mit dem Vor­stand des Jour­na­lis­ten­ver­ban­des war bald klar: Um den Ein­zugs­be­reich der Metro­po­le Wien nut­zen zu kön­nen und nicht nur loka­le Auf­merk­sam­keit zu erre­gen, sind pro­mi­nen­te Gäs­te nötig. Nach umfang­rei­cher Recher­che und inten­si­ven Abstim­mun­gen wur­de von uns ein Ver­an­stal­tungs­kon­zept unter dem poli­tisch aktu­el­len Mot­to »Welt in Bewe­gung« kre­iert, das sowohl die Welt­re­por­ter-Kor­re­spon­den­ten als auch Ver­tre­ter über­re­gio­na­ler öster­rei­chi­scher Medi­en für die geplan­te Ver­an­stal­tung mit ein­be­zog.

Neben im inno­va­ti­ven Pecha-Kucha-For­mat vor­ge­tra­ge­nen Por­traits aus­ge­wähl­ter Welt­re­por­ter wur­den für the­men­ori­en­tiert Key­notes der Bru­no-Krei­sky-Preis­trä­ger Najem Wali, Spie­gel-Kor­re­spon­dent Has­nain Kazim und Welt­re­por­ter & ORF-Kor­re­spon­dent Karim El Gawha­ry auf die Büh­ne gebe­ten. Nach einer kur­zen Kon­zert­ein­la­ge von Haus­herr und Gast­ge­ber Eber­hard Kutro­watz ging es dann wei­ter mit einem pro­mi­nent besetz­ten Podi­um.

Dazu hat­ten wir Alex­an­dra Föderl-Schmid, im Jahr 2016 noch Chef­re­dak­teu­rin der gröss­ten öster­rei­chi­schen Tages­zei­tung »Der Stan­dard«, den »Falter«-Chefredakteur Flo­ri­an Klenk, den stell­ver­tre­ten­den Res­sort­lei­ter Außen­po­li­tik der libe­ra­len Tages­zei­tung »Die Pres­se«, Wie­land Schnei­der, und den öster­rei­chi­sche Publi­kums­lieb­ling Karim El Gawha­ry ein­ge­la­den. Mode­riert wur­de das illus­tre Medi­en-Podi­um von der ORF-Mode­ra­to­rin Cor­ne­lia Vosper­nik.

Zudem wur­de im Ver­lauf der Gesprächs der ehe­ma­li­ger EU Chef­ver­hand­ler für den Koso­vo und UN Hoher Reprä­sen­tant für Bos­ni­en, Wolf­gang Petritsch, live per Video­kon­fe­renz aus Ber­ke­ley zuge­schal­tet und ergänz­te die Run­de.

Eine erfolg­rei­chen Kon­fe­renz wie die Welt­re­por­ter-Jah­res­ta­gung in Rai­ding und die dazu­ge­hö­ri­ge Publi­kums­ver­an­stal­tung erfor­dert natür­lich nicht nur die pro­fes­sio­nel­le Durch­füh­rung vor Ort, son­dern auch eine Pla­nungs­pha­se, die wir eben­so kom­plett gestal­tet haben. Dazu gehö­ren neben dem Cas­ting der Mit­wir­ken­den und der Koor­di­na­ti­on zwi­schen den ein­zel­nen Podi­ums­teil­neh­mern die Ein­ho­lung von Ange­bo­ten, die Bud­ge­tie­rung des Gesamt­kon­gres­ses und die Auf­be­rei­tung aller Pla­nungs­un­ter­la­gen für den Auf­trag­ge­ber.

Auch die Kon­fe­renz selbst will vor­be­rei­tet sein: Tagungs­un­ter­la­gen müs­sen gestal­tet, erstellt und kon­fek­tio­niert wer­den, mit dem Ver­an­stal­tungs­pro­gramm, der Pres­se­mit­tei­lung, der neu­en Welt­re­por­ter-Image­bro­schü­re, Teil­neh­mer­aus­wei­sen, Loca­tio­nin­for­ma­tio­nen und dem Ablauf der Gesamt­ta­gung, so dass am Ende jeder der ange­reis­ten Kor­re­spon­den­ten ein umfang­rei­ches Paket mit allen nöti­gen Infor­ma­tio­nen aus­ge­hän­digt bekam. Auch das Teil­neh­mer­ma­nage­ment der Tagung wur­de von uns durch­ge­führt.

Was wäre eine Ver­an­stal­tung wie die­se ohne die zuge­hö­ri­ge Pres­se- und Koope­ra­ti­ons­ar­beit – von der Pres­se­mit­tei­lung, über Soci­al Media und Web-Koor­di­na­ti­on, die Ein­be­zie­hung loka­ler Part­ner bis hin zum Brie­fing ört­lich unter­stüt­zen­der PR-Part­ner, mit all die­sen Maß­nah­men konn­ten wir ein bemer­kens­wer­tes Echo errei­chen, neben redak­tio­nel­len Berich­ten im Vor­feld wur­de die Ver­an­stal­tung vom ORF-Fern­se­hen beglei­tet.

Und natür­lich haben wir neben funk­tio­nie­ren­der Ver­an­stal­tungs­tech­nik und der Vor­be­rei­tung digi­ta­ler Büh­nen­pro­jek­tio­nen schließ­lich auch dar­an gedacht, dass alle anwe­sen­den Refe­ren­ten auch mit ihren Print­pro­duk­ten auf dem Bücher­tisch im Liszt Zen­trum ver­tre­ten waren.

[Gale­rie ande­re Tagun­gen, FS, WR 2009 usw.]